Tips voor het kiezen van een juiste feestlocatie

De locatie waar jullie willen trouwen, een babyshower, verjaardag en ander feest willen geven, moeten zorgvuldig gekozen worden. Tenslotte bepaalt dit voor een groot gedeelte de sfeer tijdens het feest!

We gaan er even van uit dat jullie het feest niet thuis willen geven. Waar ben je dan naar op zoek? De één wil een gezellige, informele plek om een feest te geven, terwijl de ander een stijlvolle locatie wil of juist op zoek is naar een ludieke en zeer bijzondere locatie. Puur persoonlijk dus. En heel belangrijk! Want een locatie die goed bij jullie ideeën en wensen past is goud waard!

Hoe ziet jullie ideale feest eruit?

Voordat je je gaat verdiepen in de locatie(s) is het heel belangrijk om te bedenken hoe jullie ideale feest er uit zou zien. Als je voor een geijkte invulling van je feest kiest, zal dit voor de meeste locaties geen enkel probleem zijn. Als je twijfelt over een speciale invulling is het van belang om eerst goed te bedenken wat je eigenlijk het leukst vindt. Het zou jammer zijn als je een locatie hebt gekozen en je vervolgens bedenkt dat een Italiaanse lunch, een uitgebreide High Tea of BBQ in de tuin je erg leuk lijkt maar dat de locatie hier niet geschikt voor is.

Verder is het bij een geplande boottocht handig als de zeilboot of sloep bij het restaurant kan afmeren om maar wat te noemen. Realiseer je dat de invulling van het feest afhankelijk is van de mogelijkheden van de locatie en omgekeerd en dat niet automatisch alles overal mogelijk is!

Regel alles ruim van tevoren

Maar waar moet je nu op letten bij de keuze van een feestlocatie? Gulden stelregel is in ieder geval altijd –en zeker als je een groots feest wil geven- dat je alles ruim van te voren boekt. En al helemaal als je voor een hele populaire of bijzondere locatie kiest.

Hoeveel gasten wil je uitnodigen?

Het aantal genodigden is ook iets waar je rekening mee moet houden. Niet elke locatie is namelijk even geschikt voor een groot gezelschap. Maar ook in het geval van een klein aantal gasten moet de locatie hierop afgestemd zijn. Want wie het wel eens heeft meegemaakt, weet dat het bijzonder ongezellig is om met een kleine groep mensen in een té grote ruimte te zitten!

Het beschikbare budget

Bij de keuze voor een locatie spelen naast de belangrijkste factor -jullie persoonlijke voorkeur- ook andere factoren een rol. Zoals het beschikbare budget bijvoorbeeld. Een aanzienlijk deel van het dit budget zal gereserveerd moeten worden voor de locatie. Maar… voor iedere portemonnee is een geschikte locatie te vinden. Ga niet (teveel) over je budget heen. Je kunt beter voor een iets kleinere of goedkopere locatie kiezen en flink uitpakken qua aankleding en decoratie, dan dat je een kale dure locatie afhuurt.

Het jaargetijde

Bij de keuze van een locatie kan het seizoen waarin je het feest geeft ook van belang zijn. Als de keuze op een locatie aan het water valt omdat je tijdens het diner zo mooi over het water kunt kijken, bedenk dan dat je hier in het late najaar of de winter niet veel van ziet omdat het dan snel donker is.
Als je in de zomer een feest geeft kan een locatie met terras aan het water of een grote tuin erg leuk zijn. Maar het is dan wel handig om te informeren of je bij mooi weer (een deel van) het feest daadwerkelijk buiten kunt vieren. En als je een band wilt inhuren, vraag dan óf en zo ja tot hoe laat en onder welke condities de band buiten mag spelen.

Tip: Een buitenlocatie in combinatie met een zwoele zomeravond leent zich perfect voor honderden kleine kaarsjes en de nodige vuurfakkels.

Wat wil ik nog meer weten?

Verder is het belangrijk om te vragen of er beperkingen zijn voor wat betreft het te serveren soorten maaltijden en drank, het tijdstip waarop het feest kan beginnen en eindigen, de parkeermogelijkheid en de bereikbaarheid van de locatie. Schrijf eventuele vragen van te op, voordat je een afspraak met de verhuurder of eigenaar van het pand hebt. Zo vergeet je in ieder geval geen belangrijke dingen.

Het regent, stormt en onweert

Wanneer je voor een buitenlocatie kiest, is een alternatief voor bijzonder slecht weer geen overbodige luxe. Het zal je maar gebeuren… Alles gepland en op het moment suprème valt jullie picknick letterlijk in het water, vliegen de zorgvuldig neergezette stoeltjes door de lucht door een onverwachtse storm en moet de feesttent in het weiland worden afgebroken vanwege onweer. In Nederland is het weer nu eenmaal onvoorspelbaar, houd daar rekening mee! Wil je de gok toch wagen? Zorg dan voor een lading paraplu’s, een stormbestendige tent of een alternatieve binnen ruimte.

Sfeer en stijl van de locatie

Check welke voorzieningen er aanwezig zijn en wat de mogelijkheden zijn wat betreft de aankleding van de locatie. Ga verder na of en waar je foto’s kunt maken en of de stijl van jullie feest en de sfeer van de locatie met elkaar in overeenstemming zijn.

Als je voor een bijzondere locatie kiest is het leuk om te bekijken of en in hoeverre je de andere onderdelen van het feest hierop kunt afstemmen. Een oude boerderij in Engelse country stijl en een landgoed of kasteel passen prima bij een traditioneel feest. Maar je kunt je feest natuurlijk ook vieren in een dierentuin, een thema- of pretpark of een standpaviljoen. Of houd je het toch maar gewoon bij een partycentrum in de buurt omdat dat makkelijker is voor jullie gasten? Voor welke locatie jullie ook kiezen. Zorg dat je op al je vragen antwoord krijgt, zodat jullie uiteindelijk de voor jullie perfecte locatie vinden!

Nog wat extra tips:

De verhuurder of eigenaar van de locatie zal zoveel mogelijk aan jullie wensen willen tegemoetkomen, maar dan moeten zij op hun beurt wel weten wat je precies wilt.
Bij het eerste gesprek is het van belang de datum, een globale tijdsindeling en het te verwachten aantal gasten door te nemen. In een later gesprek kun je ingaan op de details. En dat zijn er nogal wat. Om je een idee te geven volgen hier een aantal handige tips.

- Bespreek de tijd van aankomst; komen jullie als feestvarken c.q. organisator met de rest van de gasten mee of willen juie eerder aanwezig zijn?
- Bespreek of er tijdens een eventueel diner speeches en/of sketches gehouden zullen worden, hoeveel tijd deze in beslag gaan nemen en op welk moment dit het beste uitkomt.
- Vraag naar de mogelijkheden voor het inrichten van een tafeltje met het gastenboek of cadeautafel .
- Houd rekening met gasten die een suiker- of alcoholvrij dieet moeten volgen of vegetarisch zijn.
- Wanneer er kinderen aanwezig zijn is het zaak hier extra aandacht aan te besteden. Hebben de kinderen een apart speelhoekje, zijn er kindermenu’s etc?
- Vraag je af hoe je de locatie wilt aankleding qua ballonnen, slingers en bloemen. Bespreek of de locatie dit regelt of je dit zelf moet doen.
- Neem het diner alvast globaal door. Passen de hapjes en drankjes binnen de kaders van jullie feest?
- Kies je voor een vaste tafelindeling of laat je de gasten zelf een plaatsje zoeken? Dit laatste kan overigens ontaarden in een rommelig geheel!
- Bespreek wanneer en waar eventuele give aways kunnen worden uitgedeeld.


Offertes aanvragen

Het is aan te raden om, voor je een definitieve beslissing neemt over de locatie, bij minimaal twee van de in aanmerking komende locaties een schriftelijke offerte aan te vragen. Er kan prijsverschil tussen de offertes zijn en dat kan een reden zijn om uiteindelijk juist wel of niet voor een locatie te kiezen.

Vraag altijd om een gespecificeerde offerte waarin de kostenposten apart worden vermeld. Dit geeft je meer inzicht in de prijs/kwaliteit verhouding dan een globale offerte met alleen een eindbedrag. Zelfs voor een restaurant of feestlocatie is het drankgebruik van de gasten lastig te voorspellen. De drankrekening zal dus bijna altijd een zogenaamde stelpost zijn. Dit houdt in dat de hoogte van de definitieve rekening pas na afloop bekend zal zijn.
En qua drankjes hebben we het al snel over aanzienlijke bedragen. Hoewel de hoogte van de drankrekening lastig te voorspellen is, betekent dat niet dat je er helemaal geen invloed op kunt uitoefenen. Het is gebruikelijk om vooraf af te spreken welke drankjes er geschonken worden en hoeveel maximaal per gast. Vraag je ook af óf en welke sterke drank je wil laten serveren.

Flexibiliteit

Je mag natuurlijk altijd enige flexibiliteit en soepelheid van de bediening verwachten, maar in de praktijk blijkt dit vaak toch een heikel punt. Het is prettig als men de bereidheid heeft heeft om flexibel om te gaan met onvoorziene situaties. Stel dat je hebt afgesproken dat er om 16.30 koffie gereserveerd word, maar het is dertig graden op jullie trouwdag en iedereen snakt naar een koud glas cola! Lastig voor de bediening, maar wat fijn als dan blijkt dat er koele drankjes in plaats van koffie gereserveerd kunnen worden. Dit soort momenten kunnen  de sfeer van het feest positief of negatief beïnvloeden. Je kunt dit dus wellicht als overweging meenemen bij de keuze voor een locatie.

Schriftelijke bevestiging

Zorg ervoor dat je alle afspraken rondom het feest schriftelijk laat vast leggen. Vraag om een zo gedetailleerd mogelijke bevestiging waarin in ieder geval relevante tijden, prestaties en prijzen zijn opgenomen. Zo’n bevestiging kan dienen als handig geheugensteuntje voor jezelf, maar kan ook als er op een later tijdstip eventuele misverstanden over de gemaakte afspraken ontstaan. Het signaleert deze in ieder geval in een vroeg stadium en voorkomt zo vervelende verrassingen achteraf. Bewaar de bevestigingen goed en zorg dat de ceremoniemeester ze op de dag zelf bij zich heeft.

Kindvriendelijke feestlocaties

Realiseer je dat niet elke locatie even kindvriendelijk is en dat geldt zowel voor de aanwezige voorzieningen als de instelling van het personeel. Soms heeft men liever niet teveel of helemaal geen kleine kinderen, omdat de locatie er simpelweg niet op ingesteld is.

Als jullie veel kleine kinderen verwachten kun je de locaties daar natuurlijk ook op beoordelen. Kunnen zij er veilig (buiten) spelen, is er een speelkamer, de mogelijkheid van een speciaal kindermenu, zijn er spelletjes aanwezig of misschien zelfs een speeltuin? Als de locatie aan een drukke weg ligt kan dit misschien gevaarlijke situaties opleveren en bij een feest op een boot zijn zwemvesten geen overbodige luxe!

Tijdsindeling

Maak je tijdsplanning vooral niet al te strak! Het is zowel voor jullie zelf als voor de gasten niet prettig als jullie nog zitten te genieten van het nagerecht en de eerste gasten beginnen al binnen te druppelen. In praktijk blijkt vaak dat het diner iets uitloopt en sommige avondgasten wat vroeg zijn onder het mom: “Beter te vroeg dan te laat”. Je kunt beter een half uurtje speling hebben tussendoor. Die tijd kun je benutten om je wat op te frissen en even bij te komen. Dat is beter dan voortdurend stressen en haasten.

Tot slot

Willen jullie dat er gedanst wordt tijdens de feestavond, dan is het verstandig om niet de hele ruimte met tafels en stoelen vol te zetten. Anders gaat iedereen zitten en blijft meestal ook zitten.

Als jullie van plan zijn na het feest op reis te gaan dan is het prettig als jullie je voor het vertrek kunnen verkleden. Informeer of daar een mogelijkheid voor is.

Vertel de eigenaar of verhuurder van de locatie ook wie de bloemen en de cadeaus na afloop meeneemt, zodat ze niet blijven staan of door de verkeerde mensen worden meegenomen.